Nyheter och uppdateringar från Simployer

Nya funktioner för att förbättra signeringsprocessen av anställningsavtal.

Lägg till bilagor
Ni kan lägga till en eller flera pdf-dokument som bilagor som skickas med tillsammans med dokumentet för anställningsavtalet.
Mottagaren kommer autentisera sig som tidigare och när avtalet visas så finns det ytterligare en flik per bilaga.

Bilagorna signeras inte tillsammans med avtalet utan ses som ytterligare information.
När avtalet signeras så sparas även bilagorna i dokumentarkivet under kategorin avtalsbilagor.

Funktionen för att lägga till bilagor finns tillgänglig på signeringsfliken i guiden för att skapa ett nytt avtal och när ni öppnar avtalsdetaljerna i modulen.

Lägg till meddelande till signatör
Ni kan lägga till ett meddelande de ska som ska signera som kommer visas överst i mailet för signeringsförfrågan.
Det finns ett meddelande per signatör och det är alltid ett valfritt fält att fylla i.

Meddelandefunktionen finns tillgänglig på signeringsfliken i guiden för att skapa ett nytt avtal och när ni öppnar avtalsdetaljerna i modulen.

Vi är glada att nu lansera det nya Verifieringsverktyget! 

Denna uppdatering fokuserar på att förbättra verifikationsprocessen för experter och koncern/franchise-kunder, och göra den mer transparent. Vi har även infört ett förenklat sätt att visa datum i artiklar, vilket förbättrar användarupplevelsen. Låt oss gå in på detaljerna:

Verifieringsverktyget: Vi har implementerat en ny funktion som gör det möjligt för experter och koncern/franchise-kunder att verifiera befintliga artiklar utan att behöva redigera dem. Våra engagerade experter har alltid arbetat hårt för att säkerställa korrektheten i Simployers texter. Med denna uppdatering kan du nu enkelt identifiera när den senaste verifieringen ägde rum, vilket ger dig större förtroende för innehållets giltighet.

Förenklad visning av datum: För att ge en konsekvent och lättförståelig representation av artikelns tidsram har vi infört ett förenklat sätt att visa datum. Artiklarna kommer nu att visa ett enda datum - det senaste datumet för redigering eller verifiering. Denna förändring säkerställer tydlighet och gör av med förvirring gällande artikelns senaste uppdatering. Håll utkik efter fler spännande funktioner och förbättringar i framtiden!

Vi har tagit fram en ny navigering för Talent portal och de kunder som inte är kopplade till Simployer Core.

Navigeringen berör i störst grad chefer och administratörer och innebär att man navigerar i portalen baserat på modul istället för per roll i portalen.
Ni kunder kommer att få den nya lösningen pö om pö. Ett tag innan vi slår på nya navigeringen för er kommer administratörer få information om detta i portalen. När nya navigeringen slås på kommer chefer och medarbetare också att få info om detta inne i portalen.

För att läsa mer om nya navigeringen, klicka här.

Vi har uppdaterat vår design i Portalen.

Det gör att hela lösningen så småningom får ett nytt och modernare typsnitt och färg. Uppgraderingen görs successivt och under en period kommer du att uppleva att olika moduler kommer att ha olika design. Hoppas du gillar den nya designen!

Spara tid genom att förenkla dina rutiner kring semesterplanering, övrig frånvaro och frå en översikt över ditt team och din organisation. Ett komplett verktyg för HR-personal, chefer/ledare samt medarbetare.

Simployer Frånvaro

Med vårt nya digitala verktyg får du ett effektivare arbetsstätt kring hantering av frånvaron. Verktyget hjälper HR, chefer/ledare och medarbetare att hantera och ha bättre koll på frånvaron i organisationen.

För HR-personal: Varje HR-avdelning ansvarar för personalresurser, rekrytering, kompetensutveckling samt personalvård. Genom att ha en bättre översikt samt dela information om vilka variabler som gäller för din specifika organisation när det kommer till hantering av frånvaron, har HR-avdelningen bättre förutsättningar att påverka och agera när det behövs. Simployer Fråvaro hjälper dig som jobbar inom HR med föjlande: 

- Total översikt för hela organisationen
- Tillgång till nödvändig data och insikter
- Skapa arbetsflöden som stöttar redan existerande interna rutiner

För Chefer/ledare: Chefer/ledare är ytterst ansvariga för resursplanering på arbetsplatsen, både kort
-och långsiktigt. Man har även arbetsmiljöansvar vilket innebär en skyldighet att vara aktiv och vidta åtgärder för att få bort eller minska risker för ohälsa. För att kunna göra detta krävs viktig data och uppdaterad information om personalens närvaro/frånvaro. Simployer Frånvaro hjälper dig som är chef/ledare med följande:

- Du får notifieringar när en anställd registrerar en frånvaro
- Du har möjlighet att direkt avslå eller godkänna/bekräfta en frånvaro
- Total översikt över dina anställdas närvaro/frånvaro samt över andra enheter/avdelningar inom din organisation (särskild behörighet krävs)
- Kalendervyn ger dig kontroll över hur dagen, veckan eller månaden ser ut och du kan enkelt planera utifrån teamtes kapacitet

Dialogverktyg som förenklar kommunikationen mellan dig och dina anställda under frånvaroperioden.

Undvik merarbete genom att ha koll på hur många semesterdagar dina anställda har, innan du godkänner/avslår

För Anställda: Anställda behöver ha ett enkelt verktyg som hjälper dem att registrera olika typer av frånvaron. Verktygen ska även kunna ge information om olika frånvarotyper, speciella helgdagar och annat som gäller hos den specifika arbetsgivaren. Simployer Frånvaro hjälper dig som är anställd med följande:

- Registrera olika typer av frånvaron (sjukskrivning, vabb, semester...)
- Se balans och kvoter på olika frånvarotyper, ex semesterdagar

Vi presenterar nu "Rainbow"-versionen av Handböcker! Denna uppdatering inkluderar flera spännande funktioner som kommer att förbättra din upplevelse:

Visuell anpassning 2.0: Vi har lagt till fler alternativ för att anpassa färgerna i Handböcker, vilket ger dig ännu större kontroll över utseendet och känslan i dina Handböcker.

Förbättring av vänster sidofält: Vi har utvidgat strukturen på vänster sidofält för att göra navigeringen ännu enklare, så att du snabbt kan komma åt den information du behöver.

Emojistöd: Vi vet att emojis är en viktig del av kommunikationen, så vi har lagt till stöd för att använda dem i redigeringsläget i Handböckerna. Nu kan du enkelt lägga till en personlig touch till ditt innehåll.

Statistikfix: Vi har löst vissa problem med detaljerna i vår statistik, vilket säkerställer att du har korrekt och pålitlig information.

Vi strävar alltid efter att förbättra vår produkt och dina åsikter är en viktig del av den processen. Prova de nya funktionerna i Rainbow-versionen och berätta gärna vad du tycker!

Vi är glada att meddela att den senaste versionen av Handböcker är här! Här är de nya funktionerna och förbättringarna i denna version

Sökfunktion: Du kan nu genom söka efter den informtion du söker i alla tillgängliga handböcker på en gång, istället för en sökning per handbok. Denna funktion kommer att hjälpa dig att snabbt hitta det du letar efter och spara tid och energi.

Förbättrad sökmotor: Vi har också uppgraderat vår sökmotor för bättre och snabbare resultat. Detta innebär att du kommer att se mer exakta och relevanta sökresultat när du använder sökfunktionen. Processen kommer vara smidigare än någonsin.

Stöd för stavfel: Vi vet att stavfel kan inträffa, även för de bästa av oss. Det är därför vi har lagt till grundläggande stöd för stavfel i sökfunktionen. Nu får de relevanta resultat även om du missat stavningen.

Stöd för prefix och suffix: Dessutom har vi lagt till stöd för prefix och suffix, så att du nu kan söka efter ord med för- eller efterstavelser och få relevanta resultat.

Vi hoppas att dessa nya funktioner kommer göra det ännu enklare för dig att hitta och få tillgång till den information du behöver i Handböcker.

När du skapar ett nytt anställningsavtal kanske du märker att guiden nu visas i fullskärm och att det finns några mindre designändringar. Uppdateringen syftar till att säkerställa att det är så enkelt som möjligt att registrera ett nytt avtal och att ha en bra överblick över relaterad information. Istället för att skrolla så visas mer information direkt.
Stegen i guiden visas på vänster sida och markeras med en bock när de är kompletta.

I slutet av guiden kan du välja att spara avtalet som ett förslag eller att skicka det direkt för godkännande. Efter båda alternativen dirigeras du vidare till avtalet där du kan granska detaljerna eller utföra en ytterligare åtgärder.

Sidorna anställningsavtal och tilläggsavtal har slagits ihop och ni hittar nu samtliga avtal i samma lista. Processflödet för tilläggsavtal är nu detsamma som för anställningsavtal.

• Anställningsavtal och tilläggsavtal hittas under menyvalet Anställningsavtal
  Istället för att hantera två olika sidor så har ni nu en komplett överblick på ett ställe och kan använda filter för att göra urval på det ni vill se.

• Ny kolumn och filter för typ av avtal
  En ny kolumn för typ visas i listläget. A står för anställningsavtal och T för tilläggsavtal.
  Ni kan använda filtret för att välja om ni vill se alla avtal, bara anställningsavtal eller bara tilläggsavtal.

• En guide för att skapa nya avtal
  Ni använder samma guide för att skapa nya anställningsavtal och tilläggsavtal. Som första steg i guiden väljer ni typ av avtal.

• Samma process för båda avtalstyperna
  Steget för att välja signeringsdetaljer finns nu även för tilläggsavtal. När signeringsdetaljerna är valda så skickar signeringsförfrågan ut automatiskt när avtalet är godkänt.

• Uppdaterad design och information i listläget
  Ni kan klicka på länken i positionskolumnen för att se mer information om själva positionen.

Vi lägger nu till en efterlängtad funktion till Simployer Insights. Nu kan du skapa rapporter baserade på värdena från Storlekar och värden i Simployer-portalen. Detta underlättar en rad möjligheter, då storlek och värderingar är något du själv sätter upp i företaget, och kan användas till allt från en översikt över hemmakontorsutrustning till matpreferenser.

Vi hoppas att du gillar funktionen och hittar nya möjligheter att skaffa och sortera användbar information om dina anställda!

Du hittar den nya funktionen under "Tabellrapporter" i Simployer Insights.

Skapande av tilläggsavtal i modulen Anställningsavtal

Vi har nyligen gjort förbättringar av flödet för att skapa anställningar, tjänster och anställningsavtal. Vi har gjort ytterligare förbättringar för att göra det lättare för användaren att hitta och skapa tilläggsavtal.

Överst på sidan kommer det nu att finnas en möjlighet att visa tilläggsavtal för personen. En ny sida öppnas där du automatiskt ser alla tilläggsavtal för den du har valt. Det blir nu även möjligt att skapa tilläggsavtal på Anställningssidan för den tjänst det gäller – utan att ett anställningsavtal tidigare har skapats.

Nu kommer det att vara möjligt att skapa och tilldela användare uppsättningar av roller.
Administratör kan samla flera roller i en grupp och ge gruppen ett namn. När man
tilldelar roller blir det lättare att tilldela användare exakt den kombination av
roller företaget vill ha.
Rolluppsättningen kommer att kunna underhållas och administreras
av handläggaren så att rolluppsättningen alltid blir korrekt och i enlighet med företagets
rutiner och processer.

Rolluppsättningen kan också automatiskt tilldelas nya avdelningschefer och tas bort från
avdelningschefer som slutar. Detta definieras med inställningar på rolluppsättningen som
administratören underhåller.

Vi har nyligen gjort förbättringar av flödet för att skapa anställningar, tjänster och anställningsavtal.

Det finns nu ytterligare små förbättringar för att göra det lättare för användaren att hitta och skapa ytterligare avtal.

Överst på sidan kommer det nu att finnas en möjlighet att visa ytterligare avtal för personen. En ny sida öppnas då, där du automatiskt ser alla tilläggsavtal för den du har valt, för alla statusar. Det blir nu även möjligt att skapa tilläggsavtal på Anställningssidan för den tjänst det gäller – utan att ett anställningsavtal tidigare har skapats.

Vi har tagit fram en ny sida för alla chefer som har någon av modulerna Dialog, Kompetensutveckling eller Målstyrning. På denna sida hittar cheferna deras medarbetares alla uppgifter från nämnda moduler.

Den nya sidan hittar cheferna under fliken "Chef".

En ny version av modulen anställningsavtal är tillgänglig med uppdatering för tilläggsavtal, filtrering och en ny placering av menyn.

Ni kan nu skapa tilläggsavtal utan att ha anställningsavtalet registrerat i Simployer.
I guiden för att skapa ett nytt tilläggsavtal väljer ni vilken anställning det tillhör istället för vilket avtal det tillhör. I listläget av alla tilläggsavtal visas information om anställningen istället för anställningsavtalet.

Två nya systemfält för startdatum och slutdatum är tillgängliga i mallar för tilläggsavtal.
Då ett tilläggsavtal kan ha andra start- och slutdatum än anställningen så kan de nya fälten användas för att stödja de verkliga datumen av tilläggsavtalet.

De nya systemfälten finns tillgängliga under fliken Position och heter Tilläggsavtal - Startdatum och Tilläggsavtal - slutdatum.

Menyn är flyttad till det övre högra hörnet. Alternativen är samma som tidigare men med mer utrymme för avtalsinformationen.

Filter sparas i listläget av anställningsavtal och en ny knapp är tillgänglig för att återställa standardfiltreringen.

När du öppnar ett anställningsavtal och klickar på Tillbaka så kommer du till listläget med samma filter som innan du öppnade avtalet. Filtret återställs automatiskt när du byter till en annan sida eller stänger ner webbläsaren.

Nu behövs färre klick för att rensa listan med samtal som aldrig blev av (eller inte ska hållas). Vi har flyttat ut Radera-knappen ifrån "Mer" och placerat den synlig på varje rad istället.

För ej startade samtal har vi tagit bort varningen om att samtalet raderas med innehåll. Finns det innehåll I samtalet får du fortfarande en varning innan samtalet raderas.

Vi uppdaterer dashbordet Bedriftens översikt. Uppdatering inkluderar förändringar i vissa visningar och några helt nya widgets.
Antal anställda istället för FTE
För widgetarna FTE efter kön och Antal anställda efter kön, ändrar vi visningen från att räkna FTE till att räkna Antal anställda.

Omsättning
Vi lägger till två nya widgetar som visar omsättningsdata. Omsättning är ofta ett av företagets viktiga nyckeltal och har därför lagts till i företagets översikt.

Faktisk FTE till FTE
Faktisk FTE till FTE blir nu en separat widget för de med frånvaromodulen aktiverad. Tidigare visades det längst ned i widgeten Faktisk FTE. Detta har använts mycket och får därför nu en egen widget. Figuren visar andelen anställda som var tillgängliga under den valda perioden.

FTE fördelat på Avdelningar
Vi byter ut widgeten som visade förlorade FTE (period över period) med en widget som visar FTE dividerat med avdelningar med tillhörande frånvaro.
För att se frånvarokategorier måste frånvaromodulen vara aktiverad.

Omsättning per avdelning
Förlorade FTE per avdelning byts ut mot Omsättning per avdelning

Klickbara frånvarokategorier
Frånvarokategorierna är utformade så att du kan trycka på kategorierna för att visa eller dölja dem i widgetarna. För att visa/gömma en widget, tryck på fyrkanten som är kopplad till frånvarokategorin.

Förlorade FTE per datum och frånvarokategori
Denna widget kommer nu att visa FTE efter datum och frånvaro uppdelat efter kategori.

En ny version finns tillgänglig i modulen anställningsavtal som inkluderar en ändring i arbetsflödet för att skicka en signeringsförfrågan, nya funktioner och uppdatering av design.Nedan gäller för anställningsavtal men kommer inom kort uppdateras även för tilläggsavtal.

Signeringsdetaljer sätts i skapandet av ett anställningsavtal
I guiden för att skapa anställningsavtal finns det nu ett nytt steg för att lägga till signeringsdetaljer. Signeringsdetaljerna innehåller till exempel signatörer, signeringsordning och förfalloperiod.
Tidigare registrerades signeringsdetaljerna först efter godkännandet, men sätts nu istället direkt i guiden för att optimera arbetsflödet.
Signeringsdetaljerna, exklusive signeringstyp (manuell eller eSignering) kan redigeras av godkännare före godkännandet.

Signeringsförfrågan skickas automatiskt till signatörerna efter godkännande
Då signeringsdetaljerna sätts redan i guiden skickas signeringsförfrågan ut automatiskt när avtalet godkänns. Vid godkännande får avtalet direkt status Väntar på signering.
Ni behöver inte längre göra ett ytterligare steg för att skicka iväg signeringsförfrågan.
Om en signeringsförfrågan är avbruten kan den skickas på nytt via åtgärden skicka till esign.
Ovan gäller enbart för nya anställningsavtal med eSignering som metod, vilket innebär att redan skapade anställningsavtal följer den tidigare processen och ni behöver skicka iväg signeringsförfrågan manuellt.
Enbart anställningsavtal skapade före denna versionen kan ha status Godkänt.

Fullständig förhandsgranskning i en och samma bild
Genom att klicka på titeln av ett anställningsavtal så når ni avtalsdetaljerna. Där hittar ni en förhandsgranskning av dokumentet, historiklogg och om det finns några kommentarer relaterade till avtalet. På höger sida hittar ni en summering av element som hör till avtalet.
Ni kan genomföra alla åtgärder från denna vyn, till exempel att godkänna eller signera ett anställningsavtal. Huvudåtgärden är placerad i det övre högra hörnet, medan övriga åtgärder finns tillgängliga via den runda ikonen med tre punkter.

Redigera signeringsdetaljer
Signeringsdetaljer kan redigeras i vyn avtalsdetaljer. Nuvarande signeringsdetaljer visas på den högra sidan och kan redigeras genom att klicka Redigera. Ni kan även lägga till ytterligare signatörer genom att klicka Lägg till fler signatörer. Signeringsförfrågan skickas automatiskt efter godkännande.

Ny design för listläget av anställningsavtal och avtalsdetaljer
Listläget av anställningsavtal och avtalsdetaljer har en ny design. Ni hittar samma ikoner som i övriga Simployer-moduler, som till exempel den runda ikonen med ett plustecken för att lägga till ett nytt anställningsavtal och den runda ikonen med tre punkter för att hitta åtgärder.

Signering tillgänglig direkt från anställningsavtalsmodulen
Personer med rollen undertecknare kan nu signera anställningsavtal direkt från modulen anställningsavtal. När ett anställningsavtal väntar på signering för dig så finns åtgärden Signera tillgänglig.

I den här versionen av Simployer kommer vi att slå samman sidorna för Anställning och Anställningsavtal. Det innebär att informationen du tidigare hittat på sidan Anställningsavtal för en person nu kommer att visas på sidan Anställning. I höstas gjordes en uppdatering för att skapa anställningsavtal, där ett nytt avtal alltid är baserat på en position. Den nya versionen kommer stödja detta ytterligare då all information och åtgärder finns på samma sida.

1. Befintliga signerade avtal kommer nu att visas från den aktuella positionen. När det finns ett signerat avtal så finns det en länk från positionen där avtalet kan förhandsgranskas. När det finns flera signerade avtal så länkas du istället vidare till dokumentarkivet där du kan välja vilket avtal du vill förhandsgranska.

2. Ni kan skapa nya avtal direkt från sidan anställning. Högst upp på sidan finns ett plustecken, varifrån ni hittar valen för att skapa ny anställning, anställningsavtal och tilläggsavtal. Tänk på att anställningen behöver skapas före anställningsavtalet.

3. Visa alla anställningsavtal för en person. Den här länken tar dig till anställningsavtalsmodulen, där du kan se samtliga anställningsavtal oavsett status på avtalet. När avtalet är signerat så finns förhandsvisningen tillgänglig direkt från positionen.

De roller, läs- och skrivbehörigheter i modulen anställningsavtal är desamma som tidigare.

The release date may be changed if needed.

Allmänt Talent Portal

Möjlighet att se tecken när lösenord anges

När en användare loggar in manuellt I Talent portal, kan denne välja att visa tecknen då lösenordet skrivs in.

Möjlighet för administratör att se och sätta språk för en enskild person.

På sidan Användarinformation för en enskild användare kan en administratör nu välja språk för denna.

LMS

Möjlighet att exportera en excellista från den nyare versionen av Registrera resultat

Kan användas för att ta ut de senaste statusändringarna på en aktivitet, inklusive datum för när detta skedde

Exportknappen hittas I övre högra hörnet på Registrera resultatsidan

Möjlighet att välja bakgrund till standarddiplomet

Om ni använder er av Simployers standarddiplom för era LMS-aktiviteter så har ni nu möjlighet att välja bakgrund för detta. Ni kan välja olika bakgrunder till olika aktiviteter. Kontakta support om ni vill ha hjälp med att sätta upp detta.

Personnummer visas I diplom

Om ni använder er av Simployers standarddiplom och har personnummer på era användare så kommer personnumret att visas I diplomet för respektive användare.

Möjjlighet att välja personnummer som kolumn I rapporter med individresultat

I kolumnväljaren I alla individrapporter finns nu möjlighet att lägga till kolumnen för personnummer

Tre nya rapporter för att visa nedlagd kurstid

-Totalt genomförd kurstid per Grupp (baserat på Tidsåtgång)

-Totalt genomförd kurstid per Deltagare (baserat på Tidsåtgång)

-Kurstid för genomförda kurser för en deltagare (baserat på Tidsåtgång) (kan även sättas upp som inbyggd rapport, så att individer kan ta fram sin egen rapport via startsidan)

Rapporterna visar totala minuter som spenderats på alla aktiviteter för vald grupp eller individ. Du kan även filtrera på tidsperiod och aktivitetskategori.

Vi har nu tagit bort de gamla sidorna för att sätta närvaro och sätta resultat på certifikat. Vi hänvisar er nu istället till nya registrera resultat-sidan.

I och med att den nya sidan för att registrera resultat har en lite annan behörighetsinställning så kan det vara så att er portal behöver en liten konfiguration för att alla som ska sätta resultat ska kunna se alla deltagare. Exempelvis lärare kan ha en lite för låg behörighet. Kontakta I så fall support så hjälper de er med detta direkt.

Vi har I och med detta även uppdaterat nya registrera resultatsidan med en egen kolumn för kommentarer, samt en kolumn för Utökad frånvaro.

I Personalregistret är det möjligt att tilldela roller till individer som ska få utökad tillgång för att se och/eller göra något i de olika modulerna. Denna rolluppgiftsbild har inte fungerat optimalt, och har varit svår att använda.

Även om bilden ser ungefär likadan ut som tidigare, har vi nu gjort några förbättringar som kommer att göra processen för detta mer effektiv:

• - Sortering: Alla kolumner kan sorteras stigande eller fallande genom att klicka på kolumnnamnet
• - Sök efter rollnamn eller modul: När du lägger till en ny roll kommer du att kunna söka efter rollnamn och modulnamn i samma fält. Om du är osäker på vad rollen heter kan det vara bra att söka på modulen i fråga, så att du får alla roller du kan välja mellan i den aktuella modulen
• - Lägga till, ta bort eller ändra flera roller samtidigt: Det är möjligt att göra flera operationer i samma bild innan du sparar - till exempel lägga till nya roller, ta bort befintliga roller eller ändra nivåbehörigheter för befintliga roller. Längst ner i bilden ser du en sammanfattning av alla ändringar som gjorts, innan du sparar och rollerna uppdateras.

Vi har nu uppdaterat nya Registrera resultat-sidan med en egen kolumn för kommentarer samt, information om utökad frånvaro.
Vi kommer inom kort att ta bort de gamla sidorna för att sätta resultat på certifikat samt sätta närvaro.

I och med att den nya sidan för att registrera resultat har en lite annan behörighetsinställning så kan det vara så att er portal behöver en liten konfiguration för att alla som ska sätta resultat ska kunna se alla deltagare. Exempelvis lärare kan ha en lite för låg behörighet. Kontakta I så fall support så hjälper de er med detta direkt.
Vi uppmanar er därför att använda nya sidan redan nu så ert användande av denna kommer igång.

Notera att vår äldre version av Registrera resultat kommer att finnas kvar.

Nu kan du säkra signeringen av anställningsavtal ytterligare genom att lägga till flera undertecknare och välja om avtalet ska skickas till alla undertecknare samtidigt eller om det ska ske i en specifik ordning.
De nya funktionerna är tillgängliga när du har modulen esignering.

I dialogrutan för signeringen väljer du ordertyp parallell eller sekventiell.
När parallell är markerad så skickas signaturförfrågan till alla undertecknare samtidigt.
När sekventiell är markerad så skickas signaturförfrågan i den ordning som undertecknarna är placerade.

Du kan justera ordningen på undertecknarna genom att dra och släppa eller genom att klicka på pilarna bredvid deras namn.

Lägg till ytterligare undertecknare genom att klicka på plustecknet.

Vad har vi gjort?

När man klickar sig ner till en individs resultat på e-kurser eller tester från rapporten Aktiviteter, gruppresultat har man hittills kommit till rapporterna "E-kurser, individresultat" och "Tester, individresultat som visat statusen på resursen. Inom kort ändrar vi detta så att man kommer till rapporten Aktiviteter, Individresultat, som visar status på själva aktiviteten, för dessa scenarion.

Rapporterna som visar resultat för resurserna finns självklart fortfarande tillgängliga att skapa upp.

Vi kommer även att uppdatera färgerna och fonten i våra rapporter för att mer efterlikna övriga delar av Simployer.

Nya funktioner, en uppdaterad guide för att skapa avtal och ett förbättrat arbetsflöde är på väg till anställningsavtalsmodulen. De nya funktionerna kommer lanseras steg för steg och näst ut är en ändring i hur man skapar ett nytt anställningsavtal.

Från den 26 september så kommer nya anställningsavtal alltid att baseras på en anställning. Innan ett avtal kan skapas behöver både personen och anställningen finnas registrerad i personalregistret. När ni skapar ett nytt avtal så väljer ni vilken anställning det tillhör och informationen från anställningen finns då tillgängligt för avtalet.
Detta arbetsflöde finns redan idag, skillnaden är att det nu är enda sättet att skapa ett nytt anställnigsavtal.

Ändringen öppnar upp för nya framtida funktioner och nästa steg är signeringsprocessen där det kommer vara möjligt att ha flera personer som signerar och att kunna välja signeringsmetod och signeringsordning.

Vi har lagt till en ny läsbekräftelsefunktion i våra Handböcker!

Administratörer kan nu sätta upp artiklar som ska läsas av hela eller delar av organisationen. När detta görs så notifieras alla användare som berörs av den nya informationen via e-post samt direkt i Handboksportalen. Administratören har sedan åtkomst till rapporter som visar vilka i organisationen som har tagit del av informationen.

Läsbekräftelserna ger administratörerna förtroende för att all viktig information också blir läst och att ingen i organisationen går miste om viktig information.

Vi har även inkluderat ytterligare ett par förbättringar med denna uppdatering:

• den högra menyn syns nu i alla sidor
• den högra ikonen för Senast Ändrat har ändrats till en bättre ikon
• den finns en ny meny högst upp till höger för att enklare kunna växla mellan handböcker

Guide för Handboksadmin: https://handbooks.simployer.com?walkme=19-1000101374

Efter den första releasen av Anställningsmodulen i juli har vi gjort ytterligare förbättringar och buggfixar, efter feedback från våra kunder. Vi har ändrat lite i layouten på sidan så att det ska uppfattas som enklare och tydligare för våra kunder som har medarbetare med flera anställningar och befattningar i olika delar av organisationen. Nu kommer alla anställningar i olika juridiska enheter listade på en separat rad istället för hur det tidigare var där du fick välja vilken anställning du ville titta på högst upp på sidan.

Detta gjorde det svårt att se att den anställde faktiskt hade flera jobb. Men efter den förändring vi nu har gjort kommer denna att dyka upp så fort du öppnar anställningssidan. Du kan sedan utöka/öppna de olika positionerna för att se mer information om vilken position som är kopplad till den.

Vi har även lagt till en informationstext om totala anställningsgraden som kommer att visas högst upp på sidan. Om du har medarbetare med flera anställningar eller befattningar beräknas den totala andelen befattningar över alla enheter.

Modulen anställningsavtal kommer att uppdateras med nya och justerade roller den 24e augusti.

De nya rollerna kommer ge er ökad flexibilitet att kunna separera vem som har tillgång till vilka funktioner.

Två nya roller är implementerade.

Avtalsmallsadministratör kan skapa och hantera allt som rör avtalsmallarna.

Avtalsundertecknare kan signera savtal.

Tre roller är justerade.

Avtalsgodkännare/Godkänna avtal kan godkänna eller neka avtal. Funktionaliteten att signera ett avtal är borttagen från avtalsgodkännaren/godkänna avtal och ersätts av rollen Avtalsundertecknare.

Avtalsadministrator kan skapa avtal och skicka dem för godkännande. Funktionaliteten att skapa och förvalta avtalsmallarna är borttagen från avtalsadministratorn och ersätts av rollen Avtalsmallsadministratör.

Avdelningschef har läsbehörighet till avtal inom sin avdelning. Funktionaliteten att skapa nya avtal är borttagen.

En roll är borttagen från anställningsavtalsmodulen.

HR-admin

I samband med uppdateringen kommer vi att migrera från de tidigare rollerna för att säkerställa att användarna kan fortsätta använda modulen som vanligt. Ni kan begränsa eller uppdatera deras behörighet ytterligare efteråt.

Avtalsadministratörer kommer automatiskt även att få rollen Avtalsmallsadministratör.

Avtalsgodkännare/godkänna avtal kommer automatiskt även att få rollen Avtalsundertecknare.
HR-adminstratörer kommer automatiskt även att få rollen Avtalsadministrator.

Avdelningschefer för företag med systeminställningen Ge avdelningschefer HR-admin behörighet kommer automatiskt även att få rollen Avtalsadministrator.

Var uppmärksam på att vid framtida registrering av rollen HR-admin så kommer personen inte automatiskt få tillgång till modulen anställningsavtal. Ni behöver lägga till den rollen som passar för vad personen ska ha tillgång till.

Tillägg till sidan för Registrera resultat

Vi har gjort tillägg till sidan för registrera resultat så att man nu även kan sätta närvaro i denna samt rätta praktiska prov. Detta för att förenkla förfarandet vid resultatregistrering för administratörer och lärare. 

Inom kort kommer vi att ta bort den äldre sidan för att sätta närvaro samt sidan för att uppdatera certifikat, då dessa sidor nu är fullt ersatta med nya sidor. 

Uppdateringar av UI i Talent Portal

Vi kommer under kommande dagar att uppdatera utseendet för att efterlikna hela Simployers grafiska profil mer. Detta är relativt små förändringar och den mest uppenbara förändringen är att överskrifter i toppen på sidorna har ett rött streck under sig. 

Ingen funktionalitet kommer att ändras i och med detta.

Vi lägger även till ett frågetecken nere i högra hörnet som enbart syns för administratörer. Denna tar er direkt till hjälpsidan för Talent portal. Denna sida innehåller alla de hjälpartiklar som du hittar runt om i produkten via de små frågetecknen, plus några fler hjälpartiklar. Om du inte ser detta frågetecken och inte heller har tillgång till hjälpsidan så kan du höra av dig till supporten. 

Det här är nytt:

Förbättringar har gjorts i modulen Sysselsättning för att göra det lättare att se anställnings- och jobbhistorik. Det har även utvecklats bättre funktionalitet för att avsluta en tjänst samtidigt som orsaken till uppsägningen ska anges

Historiken kommer att visas på en tidslinje om positionerna är sammanlänkade. Det vill säga att en tjänst skapas som en fortsättning på en tidigare tjänst.

När en användare avslutar en position och anger ett slutdatum måste denne även ange slutorsaken.

Administration av registret för slutorsak, görs av administratören på administrationssidan. Här kan användaren aktivera/avaktivera fördefinierade orsaker eller skapa dina egna slutorsaker om så önskas.

Förbättringar i Simployer Portal

Möjlighet att meddela vid byte av bankkontonummer

För att säkerställa att anställda på Lön inte går miste om viktig information om en eller flera av medarbetarna uppdaterar sitt kontonummer har vi nu lanserat en ny funktion som skickar ut ett meddelande när detta hämder. Dessa viseringar aktiveras via en inställning och när det är aktiverat får alla användare med rollen Lönemedarbetare (på aktuell avdelning) besked när någon av medarbetarna byter bankkontonummer via Min info.

Inställningen finns under / Inställningar / Allmänna inställningar.

Ge/ta bort möjlighet att registrera barn eller anhöriga

Om du har någon av modulerna Sjukfrånvaro och/eller Sjukfrånvarouppföljning har du alltid möjlighet att anmäla barn, eftersom det är viktig information för beräkning av rätten till ersättningsdagar. Det har alltid varit möjligt att registrera uppgifter om anhöriga för alla, oavsett vilka moduler man har men nu ger vi administratören möjligheten att bestämma om denne vill att anställda ska registrera denna information eller inte.

Två nya inställningar har nu lanserats under / Inställningar / Allmänna inställningar, där du kan slå på eller av detta. Observera att om du har modulerna Sjukfrånvaro och/eller Sjukfrånvarouppföljning kommer fältet för anmälan av barn alltid att synas.

Meddelande vid avaktivering av personer

Har man anställda som slutar vill man oftast inaktivera personerna. Vid avaktivering av en person kommer det nu att kontrolleras om personen är ansvarig för uppgifter i en eller flera processer. På så sätt får du möjlighet att städa upp detta innan du avaktiverar personen och sedan kan sätta andra ansvariga för arbetsuppgifterna.

Vid avaktivering ges nu även en varning om att du måste följa interna rutiner för att radera känsliga uppgifter efter en viss tid efter avaktiveringstiden.

Meddelande vid avaktivering av ett företag

En notis skickas ut när ett företag avaktiveras, om ett företagsnummer har registrerats på avdelningen. Detta för att förhindra, i de fall det finns en integration med Altinn, att företaget avaktiveras per automatik.

Meddelande till dokumentadministratör vid utgånget dokument

Vi har nu lanserat en ny inställning som gör dokumentadministratören kan meddelas när ett dokument löper ut. Tidigare var det bara den som laddade upp dokumentet som fick aviseringen. Genom att aktivera den här inställningen kommer administratören också att kunna ta emot meddelandet om utgångsdatum.

Inställningen finns på sidan / Inställningar / Moduler / Dokument

Simployer Portal kommer snart att uppdateras med ett nytt gränssnitt och design. Denna uppdatering kommer att påverka alla användare, men den kommer att ske automatiskt. Det kommer inte behövas några åtgärder från systemadministratörer eller administratörer. Nedan hittar du en kort introduktion till den nya designen och några av förändringarna.

Planerat släpp för nya designen är under vecka 21.

Har du andra åsikter om våra produkter? Logga in i Simployers Idéportal och dela dina idéer och åsikter med oss!

Ny sida för att registrera resultat
Vi har nu en ny vy för att sätta resultat på aktiviteter/formella kompetenser. I nya vyn kan du se resultat för, och sätta status på, flera användare åt gången. Den gamla vyn finns fortfarande kvar ett tag fram över.

Vad har vi gjort:

Det finns en ny rapport som är tillgänglig för alla våra kunder. Rapporten heter LAS-lista och ger en översikt över alla anställda och deras tjänsteår i företaget. I rapporten kommer du att kunna se total anciennitet i företaget och jobbhistorik. Rapporten är en standardrapport så du kan få översikten med en enkel knapptryckning.

Vi har uppdaterat dialogrutan för att sätta status på aktiviteter.  

Vad är nytt?  

1. Utseendet och användarvänligheten har fått sig en rejäl uppfräschning.  

2. Om du sätter godkänddatum på ett certifikat så kommer certifieringsperioden automatiskt att räknas ut och ett datum för när certifikatet går ut kommer då att sättas. Du kan dock skriva över detta datum om du skulle önska.   

3. När du sätter ett datum utan att skriva in någon tid så kommer tiden automatiskt att sättas till tiden när detta sker, istället för 00:00 som tidigare. Detta är en fördel vid exempelvis certifikatspåminnelser, som då inte går iväg mitt i natten.  

En annan fördel är att det går att ta bort all typ av status från ett certifikat nu så att ett certifikat kan se ut att inte ha någon status alls, vilket kunde vara ett problem innan.   

Är du Formella kompetenser-kund och har formella kompetenser med giltighetstid så kommer alltså datum att sättas per automatik, till skillnad från innan. Vill du att vi tar bort giltighetstid från dina formella kompetenser, hör av dig till support så hjälper vi dig.  

Vi har gjort ett par uppdateringar i Successionsmodulen

1. Rapporterna för 9-grids (Prestation/Potential och Risk/Effect) har blivit uppdaterade.

Det var svårt att få en bra överblick när rapporterna innehöll många namn. Nu kan du därför välja att se rapporten antingen med alla namn eller bara med siffror som representerar användarna.

2. Ny funktion för att välja Åtgärd under Prestation/Potential

Vi har lagt till möjlighet att välja åtgärd för varje användare på sidan (på samma sätt som det alltid gått att välja anledning under Risk/Effekt). Det finns 5 standardåtgärder att välja mellan och i tillägg kan du skriva in en egen action.

Vad har vi gjort?

Vi har tagit bort de utökade rättigheterna till rollen som systemadministratör i modulerna Processer och Anställningsavtal och ersatt den med två nya roller, avtalsadministratör och processadministratör. Dessa roller har samma rättigheter som den tidigare systemadministratörsrollen.

Vad kommer att hända?

Vi kommer att ta bort systemadministratörsrollen enbart från anställningsavtal och processer. Systemadministratörsrollen i andra moduler påverkas inte.

Detta betyder att de som har systemadministratörsrollen kommer förlora sin tillgång till Processer och Anställningsavtal och kommer inte att automatiskt tilldelas en ny roll.

Behöver dessa tillgång till Processer och Anställningsavtal behöver de tilldelas nya roller (processadministratör eller avtalsadministratör). Systemadministratörer som förlorar sin tillgång kan fortfarande ge sig själv eller någon annan rätt roll.

Borttagen funktionalitet

Vi tar bort en del funktionalitet från Dialog-modulen. Detta för att dessa skapat en del frågetecken och support.   

Funktionerna som tas bort är: 

1. Möjlighet att sätta behörighet till mallar
Detta tas bort av säkerhetsskäl, då man kunnat ge behörighet till hela organisationen i den. Använd standardbehörigheten för samtalsmallar istället. Er kontaktperson kan hjälpa er om det behövs.

2. Viktning av frågor
Vi tar helt och hållet bort funktionalitet för att vikta frågor i samtalen. Detta gäller nya samtalsmallar och för er som som redan har denna funktion kopplad till era nuvarande samtalsmallar kommer detta att ligga kvar.

3. Frågor kopplade till andra moduler
Vi tar bort möjligheten att koppla in funktionalitet från Kompetens, Succession och även tagit bort Summering av mötet. Detta gäller nya samtalsmallar och för er som som redan har denna funktion kopplad till era nuvarande samtalsmallar kommer detta att ligga kvar.  

I och med punkt 3 gör vi det istället enklare att göra kopplingar mot mål- och kompetensmodulen. Det har sedan innan funnits möjlighet att lägga in html-kod för att öppna upp dessa moduler via samtalet. Nu har vi gjort knappar för detta istället så att ni inte behöver hålla koll på hur dessa html-länkar ska se ut. 

Enkla och avancerade inställningar:

Vi har tagit fram det vi kallar för Enkla och Avancerade inställningar. Kort innebär det att vi delar upp inställningar och funktioner vilket gör att ni när ni kommer in på en sida i dialogmodulen först möts av en mindre uppsättning funktioner. För att sedan se resterande funktioner på sidan klickar ni på knappen ”Visa avancerade inställningar”. Det gäller sidorna: fliken inställningar i samtalsmall, fliken innehåll i samtalsmall och manuella utskick från samtal.

Detta har vi gjort:

Ett organisationsschema är nu tillgängligt för alla anställda. Tidigare har man bara kunnat se organisationen i en lista eller en rapport. Tack vare organisationsschemat finns nu möjligheten att visa alla avdelningar i en struktur, där man enkelt kan se hur organisationen är uppbyggd, information om vem som är avdelningschef och var alla har en anställning.

Dessutom har vi möjligheten att visa ledarskapsstrukturen inom organisationen – vem som är ledaren till vem.

Det går också att söka efter specifika personer, se vem som är dennes ledare alternativt se vem eller vilka personer denne är ledare för.

Fördelar:

Dessa ändringar i Organisation gör att du får ett visuellt lättläst organisationsdiagram som ger medarbetare och ledare en snabb överblick över hela organisationen och hur ledningsstrukturen är uppbyggd. När det sker förändringar inom organisationen eller bland de anställda kommer organisationsschemat att uppdateras så att den ständigt är aktuell.

Informationen som visas i organisationsdiagrammet valideras mot organisationens datainställningar så att rätt data är tillgänglig till rätt person så att ingen anställd får tillgång till data de inte ska ha.

Det här har vi gjort:

Vi har gjort uppdateringar på det utskrivbara cv:t kopplat till LMS:et och Formella Kompetenser. Bland annat har fonten och färgen uppdaterats till en mer stilren version, samtidigt som vi tagit bort en del onödig information så som överskrifter som saknat innehåll.  

Ni som kund kan nu även välja att ha med er egen logga i det utskrivbara CV:t. Vänd er till kundansvarig eller support för att få hjälp med hur detta görs.  

Det här har vi gjort:

Vi har lanserat två förbättringar i modulen Dokumentarkiv.

1. När man laddar upp ett dokument som ska vara tillgängligt för en avdelning och alla underliggande enheter kan man enkelt bocka i en ruta när man laddar upp dokumentet och på så vis göra det synligt för alla i avdelningen/enheterna.
2. Om en tidigare anställd har ändringsskyddat ett dokument så har dokumentet tidigare varit helt låst. Nu har vi öppnat upp för att en administratör kan ta bort skyddet och dessutom lägga till ändringsskydd igen.

Vi har också gjort det enklare att administrera grupper. Grupperna ligger nu samlade under toppenheten i organisationsstrukturen. Vi har även infört en ny roll – Gruppledare – som har rättighet att lägga till och ta bort medlemmar i gruppen. Grupperna kan användas vid integration med andra delar av Simployer-sviten, för att ta fram rapporter på gruppnivå eller filtrera resultat.

Fördelar

Ändringarna i Dokumentarkiv ger en mer effektiv och säker hantering av dokument. Det blir också enklare att göra dokument tillgängliga för flera avdelningar/enheter.

Grupper är en flexibel strukturering av personer, helt frikopplad från den vanliga organisationsstrukturen.

Läs mer om modulerna:

Dokumentarkiv

Organisation

1. Kommentarer
De olika rollerna kan nu enklare kommunicera i systemet genom ny funktionalitet för att lägga in kommentarer på samtliga steg i processen, från utkast av avtal skapas till det är godkänt och skickat för signering. Kommentaren är tillgänglig via e-postmeddelande från systemet.

2. Aktivitetslogg – mallar
Med vår nya aktivitetslogg i mallarna får administratören enkelt tillgång till en översikt över gjorda ändringar. Administratören som uppdaterar mallen kan lägga in kommentarer, något som också är tillgängligt via aktivitetsloggen.

3. Aktivitetslogg – avtal
Aktivitetsloggen är också uppdaterad för den enskilda medarbetarens anställningsavtal och där finns alla kommentarer kopplade till avtalet.

Fördelar:

Uppdateringarna ger bättre översikt för administratörer att följa historiska ändringar. Det blir enklare att kommunicera i flödet från avtalsförslag till signering.

Det här har vi gjort:

I modulen Dokumentarkiv har vi justerat gränsen på filstorlek för dokument som ska laddas upp. Den tidigare gränsen var på 10 MB, det är nu ändrat till 50 MB.

I modulen Personalregister har vi gjort några uppdateringar när det gäller registrering av anställdas barn. Dessa uppgifter är enbart relevanta i samband med registrering och beräkning av sjukfrånvaro. För att ligga i linje med GDPR har vi nu ändrat detta. Möjligheten att registrera information om barn är bara tillgänglig för kunder som har modulerna Sjukfrånvaro och Sjukfrånvaroupplysningar. Samma gäller för rapporten Barn.

För Dokumentarkiv har vi kommit med nya förbättringar. Efter återkoppling från kunder har vi nu utvecklat:

• Förhandsvisning av dokument
• Meddelande till den anställde när det laddas upp dokument som berör hen
• Avdelningschefer kan få tillgång till dokument i dokumentkategorier, vid behov.
• Möjlighet att spärra tillgång till dokument för andra än specifika roller, även om man kan se dokumentets metadata. Exempelvis kan man dela anteckningar från ett medarbetarsamtal enbart mellan anställd och chef. Andra som har tillgång till dokumentkategorin ser att det finns ett dokument men kan inte läsa eller ladda ner det.

Fördelar:

Ändringarna gör det enklare för dig som kund att vara GDPR compliant: lättare att styra tillgång, och möjlighet att registrera relevant information.

Det här har vi gjort:

1. Baserat på feedback och önskemål från våra kunder har vi utvecklat ny funktionalitet för att exportera data från Process- och uppgiftsöversikten i Simployer över till Excel.
2. En användare som har startat processer och tilldelat dessa till andra ansvariga kan nu följa status i ett eget menyalternativ i dashboarden.
3. Vi har implementerat en ny status på uppgifter: ”Inte aktuell”.
   Istället för att ta bort en uppgift eller markera den som utförd så kan istället statusen ”Inte aktuell” användas om uppgiften inte är relevant. Status på processen blir fortfarande uppdaterad.
4. Ny inställning finns tillgänglig i ”Redigera uppgift” i mallen. Den gör det möjligt att skicka information till medarbetare om att en uppgift har ändrat status.

Fördelar med uppdateringarna:

Nu blir det lättare att dela historiska data med andra som inte har tillgång. Det är något som våra kunder har efterfrågat. Det blir också enklare att ha översikt över de processer som du har startat åt andra och vi ger dig mer flexibilitet gällande uppgifterna – allt med fokus på att skapa ökat värde för dig som användare av Simployer Processer.

Förbättningar: Mer data är nu tillgängligt på dashboarden/startsidan, så att det ska vara enklare att ha få översikt och se utförda processer. Det är nu även möjligt att ladda ner processens tidslinje. Detta gör det enklare för användare som önskar att skriva ut procesen eller på annat sätt dela den med andra som inte har tillgång.

I meddelanden från Simployer Processer ser du nu vem eller vad processen gäller, vilket gör det enklare för användare med många liknande uppgifter.

Vi har samtidigt och rättat ett par fel och andra mindre bakomliggande förbättringar i produkten.

Detta är fördelarna: Baserat på den feedback och de önskemål vi fått i dialog med kunder, syftar dessa uppdateringar till och ge en  bättre översikt och nya nyttiga funktioner.

Det här har vi gjort:
Vi har ersatt Mera-knappen som visade hela kursbeskrivningen om kursbeskrivningen var lång. Nu visas kursbeskrivningen i en separat flik. För kurser man inte är anmäld till eller där man inte påbörjat kursen visas den över kursens innehållsdelar. För användare som påbörjat kursen visas den i en egen flik och kursens innehåll är default-vy.

Fördelar:
Problemet med Mera-knappen var att den ibland dolde en halv bild eller film och att det i vissa fall var viktigt att deltagaren läste hela kursbeskrivningen. Att lägga kursbeskrivningen i en separat flik gör att hela kursbeskrivningen kan visas när innan man påbörjat kursen. När man påbörjat kursen är själva innehållet mer relevant och därför visas innehållsfliken som default då.

Changes made:

Vi have replaced the more button that showed the entire course description if it was long. Now the course description is displayed in a separate tab. For courses where you are not applied or haven't yet started the course it is displayed over the course content. For users who have started the course it's displayed in a separate tab and the course content tab will be the default view. 

Advantages:

The problem with the more button was that it sometimes hid half an image or a video and that in some cases it was important that the user read the entire description. Displaying the course description in a separate tab allows us to display the whole course description before the user has started the course. Once it's started, the content is more relevant and is therefore default view whereas the description is secondary and moved to a separate tab. 

Det här har vi gjort:

Användare som har ett giltigt certifikat där återcertifieringsperioden inte påbörjats ser bara status på själva certifikatet, inte på underaktiviteterna. När återcertifieringsperioden har startat syns statusen på underaktiviteterna igen.

Fördelar:

Vissa användare har upplevt det förvirrande att det står att underaktiviteter i ett giltigt certifikat har status Ej påbörjat. Genom att dölja den statusen för användare till återcertifieringen påbörjas styrs fokus mot den status som är relevant, statusen på själva certifikatet.

Changes made:

Users with a valid certificate where the recertification period has not started, will only see the status on the certificate. The statuses of the sub activities are hidden. Once the recertification period has started the status of the sub activities will be visible again.

Advantages:

Some users have experienced the Not started statuses on sub activities in a valid certificate as confusing. By hiding the statuses of sub activities untill the recertification period has started the users will focus on the status that is relevant, the status of the actual certificate.

19:e November kommer vi att uppgradera vårt frontend-ramverk till en nyare version. Huvudorsaken till detta är: ​

• Förbättrad säkerhet
• Förbättrad upplevelse på mobila enheter
• Förenklat underhåll
• Förbättrad läsbarhet och tillgänglighet

Vad innebär förändringen?

• Toppnavigationen kommer att använda full skärmläsarbredd och ha drop down-menyer.
• Navigationen på mobila enheter får en ny meny.
• Färger i länktexter, knappar, notifikationer och grafer är anpassade till Simployers färgtema.
• Fontstorleken är större för bättre läsbarhet.
• Rubriker är tillagda på sidor som saknat det.
  
  

Hur påverkas de grafiske anpassningar ni gjort?

Eftersom vi gör förändringar i hur det grafiska temat kan anpassas kan detta påverka de anpassningar ni gjort.

• De färger ni valt för bakgrund och navigationsmeny kommer att vara oförändrade.
• Även vald logga och bakgrundsbild för huvudytan kommer att finnas kvar.
• Webbläsar-ikon (favicon) består
• Den tunna linjen under navigationsmenyn finns kvar men kommer att vara något tjockare.
• Det går att anpassa "hambugermenyns" färg (den meny som syns på mobila enheter). Som standard får den samma färg som navigationstexten.
• Dropdown-menyerna i navigationen kommer inte att vara anpassningsbara. ​

Följande val kommer inte längre att vara anpassningsbara: ​

• Bakgrundsbild i navigationsmenyn - Det kommer inte längre gå att ha en bild som bakgrund.
• Inte möjligt att välja inställningar för bilden i bakgrunden (position, storlek och beteende vid scroll)
• Inte möjligt att välja färg på markerad del av navigationsmenyn. Istället kommer aktiv del markeras med fet text och skuggeffekt

Vad behöver ni göra?

Om ni har lagt till innehåll på portalens diskbord eller om ni anpassat tex färger eller fontstorlek på kursernas innehåll bör ni kontrollera detta efter releasen.

Om ni vill göra anpassningar efter releasen hittar ni inställningarna under Administratör/Grafik

Undantag i releasen

Följande syder påverkas inte av uppgraderingen: ​

• Aktivitetsadministration
  • Administrera deltagare​
  • Registrera resultat
  • Certifikat
• Testadministration (ink pooler och frågor) ​
• Testspelare
• Användaradministration ​
• Administration av användargrupper​
• Behörighetsinställningar
• Rapportöversikt och rapporter
• Systeminställningar och konfigurationssidor

​
Dessa sidor bygger på ett annat ramverk och annan technologi som inte påverkas av uppgraderingen.

__________

Information about upcoming release in Simployer talent portal

Date: November 19th 2020
Module: Simployer LMS, Dialog, Mål, Kompetens och Succession
Relevant for: Admins, users and managers

On November 19 we will upgrade our front-end framework to a newer version. The main reasons for this change are: ​

• Improved security​
• Improved cross-browser compatibility​
• Improved mobile experience​
• Simplified maintenance ​​
• Improved readability and accessibility​
  
  

What does this change mean?

• The navigation bar will use full browser width and have drop down sub menus.
• The navigation in mobile devices is improved with new menu.
• Colors in link texts, buttons, alerts, labels and charts etc are adjusted to Simployer profile.
• The font size is increased for improved readability.
• Headers are added on pages that were missing it.

What will happen to the graphical customizations you have made?

 Since theme-editing will change, this might affect the customizations you have made.

• Your selected color for the main background and navigation-bar colors (background and text) will remain as before. ​
• The same goes for your selected logo and background image for the main surface. ​
• Browser-icon (favicon) will also remain as before. ​
• Thin line under the navigation-bar remains but has been emphasized with greater thickness. ​
• Added option to select color for the Hamburger-menu (mobile device). This will by default get same color as navigation text which is also our recommendation. ​
• Dropdown-menus in navigation will not be customizable. ​

​
The following options will no longer be possible to customize: ​

• No image as background in navigation​
• Not possible to set properties on the main background image (position, size and scrolling behavior) ​
• Not possible to set colors of selected menu-item. Instead this shows with bold text and shadow effect (for customers having black color in navigation-bar, the shadow effect will not be visible).

What do you have to do?

If you have added content on your portal dashboard or course information/content that you have adjusted to fit the portal overall styling (for example colors or font size), you might want to review this content after the upgrade is complete.

Should you want to make any changes to your portal graphical theme, the settings can be found under Administrator/Graphics.

Exceptions in the release

Following pages is not affected by the upgrade: ​

• Course editing​
  • Course participant-edit​
  • Registering results​
  • Certificate​
• Test editing (also pools and questions) ​
• Test player​
• User edit dialog​
• User group edit​
• Access settings​
• Report overview and reports​
• System settings and other configuration pages​

These pages use another framework and technology and are not affected by the upgrade of this front-end framework.

Detta har vi gjort:

I denna release introduceras en ny systeminställning 'CourseCatalogDefaultListStyle'  med möjliga värden "Compact" och "Detailed". Inställningen styr hur kurskatalogen visas när användare öppnar den. Som standard är inställningen precis som innan, "Compact". Ändras inställningen till "Detailed", visas varje kurs med ikon och beskrivningstext. Inställningen kan nås både från systeminställningar och från själva kurskatalogen för de administratörer som har behörighet till systeminställningar. Se video nedan (på engelska).

Course Catalog Default View

Detta har vi gjort:

I samband med lansering av en ny plattform för Simployer handböcker, har anställda och chefer fått tillgång till en hemsida för alla handböcker. Vi kommunicerade vid den tidpunkten att den nya versionen Simployer skulle släppas med standardfärgpalett och att det inte längre skulle vara möjligt att ändra färger och logotyper per handbok.

Funktionaliteten för att anpassa färgen och logotypen på den översta bannern har flyttats upp till portalnivån, så att du enkelt kan ändra detta från en plats. Funktionen finns tilgänglig från Inställningar i administrationen.

Detta är vinsten:

Om ni vill ha er egen logotyp och er egna färg på den översta bannern i Simployer handböckerna, kan du som systemadministratör nu gå in och välja huvudfärg, textfärg och ladda upp logotypen.

Läs mer om handböckerna:

Content Solutions

Personalhandbok och Ledarhandbok

HMS-handbok

Genomförda uppdateringar:

Om du startar en process och tilldelar den till en annan person, har du nu möjlighet att lägga till en anteckning / kommentar.

Denna anteckning ligger sedan med i underlaget som går till användaren som du satt som ansvarig. På detta sätt slipper du skicka e-post vid sidan av.

Längst ner i processesvyn ser du också en aktivitetslogg, så att du får en bättre översikt över när och vem som ändrat status på processen.

Fördelar:

Vi hoppas att ni med dessa funktioner får en ökad använding och nytta av era processer och att ni enklare kan hantera och samla in dokumentation.

Läs mer om våra processverktyg här:

Simployer onboarding

Simployer offboarding

Det här har vi gjort:

Våra handböcker har varit ett otroligt stöd för HR, ledare och medarbetare under hela coronasituationen. I vår senaste kundundersökning från maj 2020 kan vi se att digitala handböcker med tillgänglig och relevant information har stor betydelse – nu viktigare än tidigare.

Det är en uppgradering av handböckerna som innehåller:

• en ny portal och startsida för alla handböcker
• genvägar till de mest lästa artiklarna och uppdateringar i era handböcker  
• en uppgraderad och ny design för både webb och mobil
• en snabbare produkt med ny teknik i grunden.

Vår konsult Katarina visar den nya portalen, glöm inte ljudet

Är du administratör eller redaktör? Läs mer här.

Fördelar:

Vi på Simployer vill göra handböckerna ännu mer tillgängliga för både ledare och medarbetare.

Läs mer om handböckerna:

Content Solutions

Personalhandbok och Ledarhandbok

HMS-handbok

Det här har vi gjort:

Notis om utgångsdatum för e-signering
Det här är en förvarning om att ett avtal behöver signeras innan ett visst datum. För att förvarningen inte klickas bort och sedan skickas på nytt när datumet har passerat, har vi infört en automatisk påminnelse. Påminnelsen skickas till de personer som ännu inte har signerat avtalet när slutdatumet börjar närma sig. Vi har också lagt in information om signeringsuppskov i den första notisen.    

Validering
Användare som upprättar ett anställningsavtal kan uppleva att mallen som skapar avtalet efterfrågar fler personuppgifter under den nya versionen av fliken ”Person”. Det här händer när avtalsmallen använder ett fält från Simployer (personkort) och att något av fälten saknar ett värde. Anställningsavtalet kommer inte längre att kunna skickas vidare för godkännande utan att vara fullständigt ifyllt.

Fälten kan antingen uppdateras för personen i Simployer eller direkt i mallen för anställningsavtalet. I en kommande release kommer vi också att se till att det användaren skriver in mallens fält automatiskt uppdateras på personkortet.

Fördelar:

Bättre och tydligare förvarning om elektronisk signering av anställningsavtal samt bättre kvalitet på avtalens innehåll.

Simployer anställningsavtal

Det här har vi gjort:

Du som har en av de här rollerna (process- eller systemadministratör) på hög nivå i Simployer kan nu välja vilken ordningsföljd processkategorierna ska visas i. De visas då i samma ordningsföljd där kategorierna används, t.ex. på startsidan för Processer. Du har dessutom fått en ny ”dra och släpp”-funktion som du når via menypunkten ”Redigera kategorier”.

För de användare som startar upp processer har vi också förbättrat hur processerna visas. Även här kan du som har en av de båda administratörsrollerna välja i vilken ordningsföljd processmallarna ska visas. Du hittar funktionen i Processkatalogen där du har översikt över alla processmallar.

Fördelar:

Med de här funktionerna hoppas vi att du bättre kan anpassa Simployers processer och lyfta fram de som är viktigast för just er.

Läs mer om våra processverktyg här:

Simployer onboarding

Simployer offboarding

Det här har vi gjort:

Vi har uppgraderat designen för att tydliggöra olika statusar. Vi har också städat upp och döpt om enskilda systemfält för att det ska bli lättare för dig att göra ändringar i mallarna.

När du vill skicka ett avtal för elektronisk signering kan du nu välja även alternativa e-postadresser. Andra ändringar är att avdelningschef kommer upp som förslag på person som ska signera avtalet internt, samt att du kommer åt mer information i anställningsavtalets aktivitetslogg.

Anställda får en ny notis med länk till dokumentet när avtalet är signerat. Löneansvariga får en notis när avtalets status har ändrats till signerat. 

Fördelar:

En förbättrad användarupplevelse när anställningsavtalet ska skickas för e-signering.

Det här har vi gjort:

Som svar på akuta förfrågningar från våra kunder med anledning av coronasituationen, har Simployer på kort tid anpassat modulen för successionsplanering, så att den utifrån existerande funktioner kan fungera som stöd under arbetet med permittering. 

I utmanande situationer är det viktigt att agera snabbt. För att inte riskera att permittera kritisk kompetens rekommenderar vi att en kartläggning av kompetensen görs på individnivå i stället för på avdelningsnivå.

Eftersom situationen just nu är akut för många verksamheter erbjuder vi en snabb och enkel etablering så att ni omedelbart kan börja använda modulen. Ni som använder modulen för korttidsarbetsplanering i dagsläget kan enkelt ändra den till mer generell successionsplanering när arbetsvardagen blir mer normal igen. 

Fördelar:

Simployer korttidsarbetsplanering förenklar arbetet med risk- och sannolikhetsplanering, ända ner på individnivå.

Den kartlägger nyckelroller och kritisk kompetens i organisationen.

Den ger chefer, HR och ledning översikt, kontroll och beslutsunderlag. 

Den ser till att kritisk kompetens stannar i verksamheten.

Det här har vi gjort:

Under flera år har vi levererat vår populära dialogmodul till större verksamheter, med ett stort antal medarbetar- och uppföljningssamtal.

Efterfrågan från små och medelstora företag har varit hög, därför har vi tagit fram en version som passar för verksamheter med upp till ca 70 anställda. Den är klar för beställning nu, med leverans under våren 2020. Den nya versionen av Simployer dialog passar för de flesta verksamheter, oberoende av bransch och antalet anställda.

Fördelar:

Simployer dialog effektiviserar och ökar kvaliteten på medarbetarsamtalen.

Den förenklar förberedelse, genomförande och uppföljning av medarbetarsamtalen.

Med rätt verktyg effektiviseras uppföljning och medarbetarnas utveckling.

Den minskar administrationen för HR, med bättre översikt och användbara statusrapporter.

Det här har vi gjort:

Alla översikter/listor över processer och uppgifter har nu fått en aktiv länk från Person med enkel information om var den anställde hör hemma och arbetar. Nu finns det även en genväg till mer information på personkortet. På så sätt har vi gjort anställningsinformationen mer lättillgänglig.

VI har också gjort en av flera pågående förbättringar för notiser från Simployer Processer. Vi har tagit bort den notis som tidigare skickades till den person eller grupp som ansvarar för en uppgift redan vid processtart. Det innebär att uppdragsutförarna meddelas först genom notisen ”Kommande uppdrag”. Den här notisen kan administratören själv styra via inställningarna, antingen i processmallen eller i själva uppdraget. Om du är osäker på när notiserna skickas ut, rekommenderar vi därför att du går in i uppdragsinställningarna.

Fördelar:

Vi har tagit bort en notis som i många fall har gett information i ett för tidigt skede och därför upplevts som onödig. Vi har också gjort informationen om de anställda mer lättillgänglig i listor. Sammanfattningsvis kommer våra processer att upplevas som mer användarvänliga.

Läs mer om våra processverktyg här:

Simployer onboarding

Simployer offboarding

Det här har vi gjort:

Vi har gjort det enklare att skicka påminnelser och skapa ny e-post till medarbetare eller chefer om att signera ett anställningsavtal.

Fördelar:

Du kan enkelt skapa ett e-postmeddelande med en länk för att signera avtalet när du behöver av det.

Det här har vi gjort:

För att garantera att de medarbetare som ska signera ett anställningsavtal elektroniskt använder rätt e-postadress, har vi nu gjort e-postadressen och det telefonnummer som används tillgängliga från avtalets aktivitetslogg. 

Fördelar:

I de fall medarbetaren inte har signerat dokumentet kan HR själv enkelt kontrollera att det är rätt adress som har använts.

Det här har vi gjort:

Under 20 år har Simployer utvecklat en smart personalhandbok som gör vardagen lite enklare. Nu har personalhandboken blivit ännu lite smartare, tack vare Simployer Chatbot. Det här är något vi vet att många har väntat spänt på. Vi är väldigt glada över att kunna presentera vår nya favoritkollega, som jobbar dygnet runt och alltid står beredd att svara på precis det du behöver veta.

Fördelar:

Du får en hjälpsam, digital HR-assistent.

Chatboten är integrerad i verksamhetens personalhandbok, och kan svara på frågor om arbetsförhållanden och länkar till relevanta artiklar. 

Artificiell intelligens och maskininlärning gör att den lär sig kontinuerligt och blir ännu mer exakt med tiden.

Svaren i personalhandboken blir ännu mer tillgängliga.

Chatbot-ikonen kommer att kunna placeras på intranätet och i programvaror som Slack och Workplace, så att den alltid finns tillgänglig om en fråga skulle dyka upp. 

Plug & play: chatboten är klar för användning och kräver ingen särskild installation.

Ökad tillgänglighet leder till ökad användning.

Det här har vi gjort:

Vi har gjort en teknisk uppgradering av handbokens sökfunktion, med bland annat en ny sökfunktion i bilagor och filer. Simployers interaktiva hjälp uppmärksammar användaren på funktionen vid den första inloggningen.

Fördelar:

Det har blivit ännu enklare för användare att hitta information i handböckerna. Sidan med sökresultat kommer också att visa de sökträffar som görs i bilagor.  

Det här har vi gjort:

När avtalet har godkänts av båda parter och dess status har ändrats till ”signerat” blir dokumentet automatiskt tillgängligt för den enskilda medarbetaren under Mina dokument.

Fördelar:

HR och chefer slipper nu ladda upp färdigsignerade anställningsavtal manuellt.

Det här har vi gjort:

För varje nytt samtal som ska genomföras i verksamheten kan du nu välja om det ska vara medarbetaren eller chefen som summerar samtalet och noterar vilka aktiviteter som ska genomföras under den kommande perioden.

Fördelar:

Nu kan du låta medarbetarna ta ett större ansvar för den egna utvecklingen på arbetsplatsen.

Det här har vi gjort:

I uppdragsvyn kan du nu se namnet på den person som processen gäller för.

Knappen för administratörer har flyttats till huvudmenyn.

Dialogen för redigeringsuppdrag har förbättrats, samtidigt som du kan hitta samma funktioner som tidigare.

Processens anteckningsfunktion har förbättrats.

Du kommer att få separata notiser för förfallna uppdrag, förfallna gruppuppdrag och uppdragets frist.

När en e-postadress har registrerats på gruppnivå kommer notiser från en process att skickas till gruppens e-post i stället för till alla gruppmedlemmar.

Du kan också se informationen ”Avbruten av” när du får besked om att en process har avbrutits.

Uppdateringen omfattar dessutom några felrättningar för notiser.

Fördelar:

Processverktyget är nu mer användarvänligt och har ett bättre flyt.

Uppdateringarna gäller också Simployer onboarding, Simployer offboarding och Simployer HMS-processer.

Det här har vi gjort:

Användarna får nu tillgång till mallar för anställningsavtal i systemet.

Fördelar:

Det här innebär att man nu kan ändra i och uppdatera mallarna på egen hand, utan hjälp från Simployer support.

Det här har vi gjort:

Nu kan godkända anställningsavtal skickas iväg för elektronisk signering.

Fördelar:

Man slipper nu träffas fysiskt för att underteckna avtalet.

Det här har vi gjort:

Vi avråder från utskrift av känslig information och har därför tagit bort utskriftsknappen från mötessidan. Sidan kan fortfarande skrivas ut med hjälp av webbläsarens inbyggda utskriftsfunktion eller kortkommandot Ctrl + P.

Fördelar:

Risken för att känslig information ska hamna i fel händer minskar om man begränsar utskriften av den här typen av dokument.

Det här har vi gjort:

Alla fullföljda kursaktiviteter från Simployer LMS visas nu som standard i användarens CV. Tidigare var standarden att de inte visades. I de fall användaren inte vill att kursaktiviteten ska visas kan funktionen slås av manuellt.

Fördelar:

Som chef får du bättre överblick över medarbetarnas fullföljda kursaktiviteter.