menuMeny closeStäng

Nyheter och uppdateringar från Simployer

För att du och ditt företag ska få största möjliga nytta av Simployer arbetar vi kontinuerligt med förbättringar och uppdateringar.

Här publicerar vi fortlöpande så kallade release notes – eller helt enkelt nyheter och uppdateringar. Systemadministratören för Simployer får notiser om relevanta nyheter och uppdateringar direkt i systemet.

Uppdateringar i Dialog

2021-10-28 Dialog Ledare och administratörer Permalink

Borttagen funktionalitet

Vi tar bort en del funktionalitet från Dialog-modulen. Detta för att dessa skapat en del frågetecken och support.   

Funktionerna som tas bort är: 

1. Möjlighet att sätta behörighet till mallar
Detta tas bort av säkerhetsskäl, då man kunnat ge behörighet till hela organisationen i den. Använd standardbehörigheten för samtalsmallar istället. Er kontaktperson kan hjälpa er om det behövs.

2. Viktning av frågor
Vi tar helt och hållet bort funktionalitet för att vikta frågor i samtalen. Detta gäller nya samtalsmallar och för er som som redan har denna funktion kopplad till era nuvarande samtalsmallar kommer detta att ligga kvar.

3. Frågor kopplade till andra moduler
Vi tar bort möjligheten att koppla in funktionalitet från Kompetens, Succession och även tagit bort Summering av mötet. Detta gäller nya samtalsmallar och för er som som redan har denna funktion kopplad till era nuvarande samtalsmallar kommer detta att ligga kvar.  

 

I och med punkt 3 gör vi det istället enklare att göra kopplingar mot mål- och kompetensmodulen. Det har sedan innan funnits möjlighet att lägga in html-kod för att öppna upp dessa moduler via samtalet. Nu har vi gjort knappar för detta istället så att ni inte behöver hålla koll på hur dessa html-länkar ska se ut. 

 

Enkla och avancerade inställningar:

Vi har tagit fram det vi kallar för Enkla och Avancerade inställningar. Kort innebär det att vi delar upp inställningar och funktioner vilket gör att ni när ni kommer in på en sida i dialogmodulen först möts av en mindre uppsättning funktioner. För att sedan se resterande funktioner på sidan klickar ni på knappen ”Visa avancerade inställningar”. Det gäller sidorna: fliken inställningar i samtalsmall, fliken innehåll i samtalsmall och manuella utskick från samtal.

 

Nyhet: Organisationsschema

2021-09-04 Organisation Administratörer och ledare Permalink

Detta har vi gjort:

Ett organisationsschema är nu tillgängligt för alla anställda. Tidigare har man bara kunnat se organisationen i en lista eller en rapport. Tack vare organisationsschemat finns nu möjligheten att visa alla avdelningar i en struktur, där man enkelt kan se hur organisationen är uppbyggd, information om vem som är avdelningschef och var alla har en anställning.

Dessutom har vi möjligheten att visa ledarskapsstrukturen inom organisationen – vem som är ledaren till vem.

Det går också att söka efter specifika personer, se vem som är dennes ledare alternativt se vem eller vilka personer denne är ledare för.

 

Fördelar:

Dessa ändringar i Organisation gör att du får ett visuellt lättläst organisationsdiagram som ger medarbetare och ledare en snabb överblick över hela organisationen och hur ledningsstrukturen är uppbyggd. När det sker förändringar inom organisationen eller bland de anställda kommer organisationsschemat att uppdateras så att den ständigt är aktuell.

Informationen som visas i organisationsdiagrammet valideras mot organisationens datainställningar så att rätt data är tillgänglig till rätt person så att ingen anställd får tillgång till data de inte ska ha.

Uppdateringar i LMS och Funktionella kompetenser

2021-09-01 LMS och Formella kompetenser Medarbetare, chefer och administratörer Permalink

Det här har vi gjort:

Vi har gjort uppdateringar på det utskrivbara cv:t kopplat till LMS:et och Formella Kompetenser. Bland annat har fonten och färgen uppdaterats till en mer stilren version, samtidigt som vi tagit bort en del onödig information så som överskrifter som saknat innehåll.  

Ni som kund kan nu även välja att ha med er egen logga i det utskrivbara CV:t. Vänd er till kundansvarig eller support för att få hjälp med hur detta görs.  

Uppdateringar i Dokumentarkiv och Organisation

2021-06-23 Dokumentarkiv och organisation Chefer/Ledare och administratörer Permalink

Det här har vi gjort:

Vi har lanserat två förbättringar i modulen Dokumentarkiv.

  1. När man laddar upp ett dokument som ska vara tillgängligt för en avdelning och alla underliggande enheter kan man enkelt bocka i en ruta när man laddar upp dokumentet och på så vis göra det synligt för alla i avdelningen/enheterna.
  2. Om en tidigare anställd har ändringsskyddat ett dokument så har dokumentet tidigare varit helt låst. Nu har vi öppnat upp för att en administratör kan ta bort skyddet och dessutom lägga till ändringsskydd igen.


Vi har också gjort det enklare att administrera grupper. Grupperna ligger nu samlade under toppenheten i organisationsstrukturen. Vi har även infört en ny roll – Gruppledare – som har rättighet att lägga till och ta bort medlemmar i gruppen. Grupperna kan användas vid integration med andra delar av Simployer-sviten, för att ta fram rapporter på gruppnivå eller filtrera resultat.

 

Fördelar

Ändringarna i Dokumentarkiv ger en mer effektiv och säker hantering av dokument. Det blir också enklare att göra dokument tillgängliga för flera avdelningar/enheter.

Grupper är en flexibel strukturering av personer, helt frikopplad från den vanliga organisationsstrukturen.

 

Läs mer om modulerna:

Dokumentarkiv

Organisation

Tre uppdateringar i Anställningsavtal

2021-03-18 Simployer Anställningsavtal Permalink

1. Kommentarer
De olika rollerna kan nu enklare kommunicera i systemet genom ny funktionalitet för att lägga in kommentarer på samtliga steg i processen, från utkast av avtal skapas till det är godkänt och skickat för signering. Kommentaren är tillgänglig via e-postmeddelande från systemet.

2. Aktivitetslogg – mallar
Med vår nya aktivitetslogg i mallarna får administratören enkelt tillgång till en översikt över gjorda ändringar. Administratören som uppdaterar mallen kan lägga in kommentarer, något som också är tillgängligt via aktivitetsloggen.

3. Aktivitetslogg – avtal
Aktivitetsloggen är också uppdaterad för den enskilda medarbetarens anställningsavtal och där finns alla kommentarer kopplade till avtalet.

 

Fördelar:

Uppdateringarna ger bättre översikt för administratörer att följa historiska ändringar. Det blir enklare att kommunicera i flödet från avtalsförslag till signering.

Produktuppdatering Dokumentarkiv, Personalregister

2021-03-09 Dokumentarkiv, Personalregister Administratörer och ledare Permalink

Det här har vi gjort:

I modulen Dokumentarkiv har vi justerat gränsen på filstorlek för dokument som ska laddas upp. Den tidigare gränsen var på 10 MB, det är nu ändrat till 50 MB.

I modulen Personalregister har vi gjort några uppdateringar när det gäller registrering av anställdas barn. Dessa uppgifter är enbart relevanta i samband med registrering och beräkning av sjukfrånvaro. För att ligga i linje med GDPR har vi nu ändrat detta. Möjligheten att registrera information om barn är bara tillgänglig för kunder som har modulerna Sjukfrånvaro och Sjukfrånvaroupplysningar. Samma gäller för rapporten Barn.

För Dokumentarkiv har vi kommit med nya förbättringar. Efter återkoppling från kunder har vi nu utvecklat:

  • Förhandsvisning av dokument
  • Meddelande till den anställde när det laddas upp dokument som berör hen
  • Avdelningschefer kan få tillgång till dokument i dokumentkategorier, vid behov.
  • Möjlighet att spärra tillgång till dokument för andra än specifika roller, även om man kan se dokumentets metadata. Exempelvis kan man dela anteckningar från ett medarbetarsamtal enbart mellan anställd och chef. Andra som har tillgång till dokumentkategorin ser att det finns ett dokument men kan inte läsa eller ladda ner det.

 

Fördelar:

Ändringarna gör det enklare för dig som kund att vara GDPR compliant: lättare att styra tillgång, och möjlighet att registrera relevant information.

Produktuppdateringar Simployer Processer

2021-02-08 Simployer Processer (Onboarding, Offboarding) Alla som använder Simployer Processer Permalink

Det här har vi gjort:

  1. Baserat på feedback och önskemål från våra kunder har vi utvecklat ny funktionalitet för att exportera data från Process- och uppgiftsöversikten i Simployer över till Excel.
  2. En användare som har startat processer och tilldelat dessa till andra ansvariga kan nu följa status i ett eget menyalternativ i dashboarden.
  3. Vi har implementerat en ny status på uppgifter: ”Inte aktuell”.
    Istället för att ta bort en uppgift eller markera den som utförd så kan istället statusen ”Inte aktuell” användas om uppgiften inte är relevant. Status på processen blir fortfarande uppdaterad.
  4. Ny inställning finns tillgänglig i ”Redigera uppgift” i mallen. Den gör det möjligt att skicka information till medarbetare om att en uppgift har ändrat status.

 

Fördelar med uppdateringarna:

Nu blir det lättare att dela historiska data med andra som inte har tillgång. Det är något som våra kunder har efterfrågat. Det blir också enklare att ha översikt över de processer som du har startat åt andra och vi ger dig mer flexibilitet gällande uppgifterna – allt med fokus på att skapa ökat värde för dig som användare av Simployer Processer.

Produktuppdateringar för processverktyget

2021-01-26 Simployer Processer (Onboarding, Offboarding) Alla användare av Simployer Processer Permalink

Förbättningar: Mer data är nu tillgängligt på dashboarden/startsidan, så att det ska vara enklare att ha få översikt och se utförda processer. Det är nu även möjligt att ladda ner processens tidslinje. Detta gör det enklare för användare som önskar att skriva ut procesen eller på annat sätt dela den med andra som inte har tillgång.

I meddelanden från Simployer Processer ser du nu vem eller vad processen gäller, vilket gör det enklare för användare med många liknande uppgifter.

Vi har samtidigt och rättat ett par fel och andra mindre bakomliggande förbättringar i produkten.

Detta är fördelarna: Baserat på den feedback och de önskemål vi fått i dialog med kunder, syftar dessa uppdateringar till och ge en  bättre översikt och nya nyttiga funktioner.

Dokumentarkiv hjälper kunder att bli GDPR-säkra

2021-01-11 Personal, Dokumentarkiv Ledare/Chefer, Administratörer Permalink

For English, please scroll down to read the post.

 

Vad är nytt och vad har ändrats? 

Vi ha utvecklat möjligheten att begränsa insynen i dokumentkategorierna. Det innebär att du kan definiera vilka roller som ska ha tillgång till att se dokument i olika kategorier. Till exempel kan du nu ge anställda med roller inom lön möjligheten att se anställningsavtal, utan att få tillgång till alla dokument.  

Det finns nu också möjlighet att sätta ett bäst före-datum på dokumenten. Den som laddar upp ett dokument kommer att få en påminnelse vid datumet och kan då fatta beslut om vad som ska göras härnäst.  

Ledare, administratörer och andra roller som har tillgång till de anställdas dokument kommer att kunna arbeta mer effektivt från den nya översikten Behandling av dokument. Här kommer du att hitta alla dokument du har tillgång till, oavsett vilken avdelning eller anställd de tillhör.  

Som ett tillägg till detta har vi ändrat rättigheterna för rollen som Systemadministratör, och lagt till en ny administratörsroll som kommer att fungera som Dokumentadministratör utan insyn i dokumenten. En systemadministratör kommer alltså inte längre att kunna se dokumenten, utan att hen får rättigheter till detta. En dokumentadministratör utan insyn kommer att kunna konfigurera och sätta upp dokumentkategorier utan att kunna se innehållet i dem.   

Vilka är fördelarna? 

Simployer har länge erbjudit våra kunder digital förvaring av dokument. Nu gör vi uppdateringar som hjälper våra kunder att behandla dokument enligt riktlinjerna för GDPR. Dessutom kommer ni att uppleva att dokumenthanteringen blir både säkrare och mer effektiv med tillgångsstyrningen och notiser om dokument som blir inaktuella. 

  

 

English translation 

Personnel documents help customers become GDRP compliant 

Module: Personnel, Personnel documents   

Roles: Managers, administrators 

Date: January 11th, 2021  

  

What is new and changed 

We have developed the ability to limit access to documents per category. This means that you can define which roles should have access to see and read documents in different categories. For example, employees with payroll roles can now be given the opportunity to view employees' employment agreements, without having to have access to all documents.  

It will now also be possible to set an expiration date on the documents. The person who uploads the document will be notified before the set date, and can handle further processing.  

Managers, administrators and other roles given access to employees' documents will be able to work more efficiently from a new document processing overview. Here you will find all the documents you have access to see, across the employees and departments.  

In addition to this, we have changed the rights for the System Administrator role, and created a new administrator role that will act as a Document Administrator without access to the documents. A system administrator will no longer have access to documents without assigning themselves rights to do so. A document administrator without access will be able to configure and set up document categories without having to see the content of the documents.  

What is the advantages of these changes 

Simployer has for a long time been able to offer our customers efficient digital storage of documents. This update will help our customers to have a document processing that is in line with guidelines within the GDPR. You will experience having a safer and more efficient document management with regards to controlled access to documents and notification of expiration of documents. 

Mera-knappen i kursbeskrivningen borttagen

2020-12-11 LMS Alla Permalink

Det här har vi gjort:
Vi har ersatt Mera-knappen som visade hela kursbeskrivningen om kursbeskrivningen var lång. Nu visas kursbeskrivningen i en separat flik. För kurser man inte är anmäld till eller där man inte påbörjat kursen visas den över kursens innehållsdelar. För användare som påbörjat kursen visas den i en egen flik och kursens innehåll är default-vy.

Fördelar:
Problemet med Mera-knappen var att den ibland dolde en halv bild eller film och att det i vissa fall var viktigt att deltagaren läste hela kursbeskrivningen. Att lägga kursbeskrivningen i en separat flik gör att hela kursbeskrivningen kan visas när innan man påbörjat kursen. När man påbörjat kursen är själva innehållet mer relevant och därför visas innehållsfliken som default då.