The Norwegian Transparency Act - Simployer report for 2023/2023

1. Simployers virksomhet

Simployers virksomhet kan deles inn i leveranser innen Software as a Service-tjenester («SaaS»-tjenester), rådgivning og kurs.

Simployer leverer IT-tjenester innen HR-området som personalregister, moduler for medarbeideroppfølging, arbeidsavtaler, fravær, avvikshåndtering m.m. samt
oppslagsverk, personlig rådgivning og andre støtteverktøy innen HR. Simployer tilbyr tjenester i Norge, Sverige og har påstartet leveranser også i Danmark.

Selskapets majoritetsaksjonær er Ferd AS. Ferd som aktiv eier bruker sin egen og Simployers innflytelse for å bidra til enkeltselskapers utvikling og vekst, alltid med et mål om
solid og bærekraftig verdiskaping over tid.

2. Interne retningslinjer

Simployer har egne rutiner for hvordan vi forankrer arbeidet med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Rutinen omfatter selskapets arbeid for
oppfyllelse av kravene som stilles i åpenhetsloven.

Rutinen beskriver videre hvordan Simployer gjennomfører aktsomhetsvurderinger, iverksetter eventuelle tiltak og inneholder også informasjon om selskapets
varslingskanaler.

Simployer har også en Code of Conduct, og som beskriver Simployers ansvar for etterlevelse av relevant regelverk («compliance»), forpliktelser overfor kunder og
forretningspartnere, og retningslinjer for ivaretakelse av menneskerettigheter, anstendige arbeidsforhold, varsling, rettferdig konkurranse, anti-korrupsjon, hvitvasking,
personvern og datasikkerhet, intellektuelle rettigheter samt miljø og HMS.

3. Aktsomhetsvurderinger

I kartleggingsarbeidet har vi tatt frem en oversikt over alle underleverandører vi har benyttet siste 12 måneder og beriket oversikten med interne data som blant annet
kontantstrøm og sektor-/primærkategori for risiko. Dette har forenklet arbeidet med å prioritere gjennomføringen av aktsomhetsvurderingene.

Illustrasjon, OECDs veileder for aktsomhetsvurderinger for ansvarlig
næringsliv er benyttet som utgangspunkt for å gjennomføre
aktsomhetsvurderinger.

Stegene i vurderingene (ikke direkte relatert til
nummereringen i illustrasjonen over):
1. Basert på data hentet fra vårt ERP-system, opprettes en oversikt over Simployers leverandører og forretningsforbindelser.

2. Oversikten berikes med informasjon som opplysninger om kontantstrøm (hva Simployer har betalt leverandører og forretningspartnere siste 12 måneder) samt ytterligere
informasjon om partene og hva de leverer.

3. Det gjøres deretter en innledende risikoinndeling basert på et klassifiseringssystem. Leverandører og forretningspartnere får en risikoscore basert på sannsynlighet (1-5) og konsekvens (1-5), slik at
risikoprodukt kan bli på skala fra 1-25. Vi innhenter deretter informasjon via åpne kilder for å vurdere partene videre, og for å vurdere samlet risiko for negative konsekvenser
relatert til brudd på grunnleggende menneskerettigheter
eller anstendige arbeidsforhold.

4. For de leverandører og forretningspartnere som klassifiseres med høy og medium til høy risiko, eller der vi ikke har nok informasjon til å konkludere, gjøres det ytterligere skritt for å innhente nødvendig informasjon som å sende partene spørsmål i form av skjema eller at vi tar
kontakt pr. telefon.

5. Basert på oppdatert informasjon, vurderes risiko på nytt og eventuelt hvilke tiltak som skal iverksettes for å minimere mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.

6. Simployer vil involvere interessenter, leverandører og
forretningspartnere dersom det iverksettes tiltak.

4. Simployers leverandørkjede

Simployer har cirka 300 førsteleddsleverandører i rapporteringsåret. Flesteparten av Simployers
leverandører er lokalisert i Norden, samt et fåtall i resten av Europa og USA.

Med «leverandørkjede» menes enhver aktør i kjeden av leverandører og underleverandører som leverer tjenester og varer. Simployer har begrenset kartleggingen til førsteleddsleverandører, og til leverandører av en viss størrelse basert på årlige kostnader utbetalt fra Simployer
til den enkelte leverandøren siste 12 mnd.

Aktsomhetsvurderingene er også som nevnt prioritert ut ifra kategori samt sannsynlighet og konsekvens for risiko den enkelte leverandør anses å utgjøre for brudd på
grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold.

Forretningspartnerne våre leverer til dels spesialiserte IT-tjenester, markedsføringstjenester, konsulenttjenester, juridisk bistand og informasjons- og revisjonstjenester. I tillegg er andre driftstjenester, som IT-drift, kantinetjenester og renhold, ansett som en del av vår primære
leverandørkjede og inkludert i aktsomhetsvurderingene.

5. Konklusjon

Det er på bakgrunn av aktsomhetsvurderingene ikke avdekket faktiske negative konsekvenser i Simployer eller i Simployers leverandørkjede, og det er heller ikke gjort
funn av vesentlig risiko for negative konsekvenser. Det er med andre ord ikke avdekket brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold blant
Simployers leverandører eller forretningspartnere i rapporteringsåret.

6. Tiltak for å stanse, forebygge og begrense
negative konsekvenser

Som beskrevet over, er det ikke avdekket brudd på grunnleggende menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold i rapporteringsåret, og det er derfor heller ikke iverksatt ytterligere tiltak mot enkeltleverandører eller forretningspartnere.

Simployer har opprettet en varslingskanal som er offentlig tilgjengelig på alle våre nettsider, se for eksempel www.simployer.com, samt interne rutiner for å motta og håndtere varslingssaker. Dette forventes å bidra til at terskelen for å varsle blir lav, og sikre Simployers evne til å håndtere og eventuelt iverksette tiltak for å stanse eller begrense negative konsekvenser.

Simployer jobber for et godt samarbeid med våre eksisterende leverandører av tjenester og varer og forretningspartnere, samt en ansvarlig innkjøpspraksis ved
vurdering av nye leverandører.