menuMeny closeLukk

Sommer / Vintertid

Navigasjon: Simployer Tid og Bemanning - Brukerveiledninger / Flow Tid / Admin

 

Denne veiledningen er for dere som har ulik arbeidstid (normaldag) for sommer og vintertid, og opererer med timebank (avspaseringskonto/fleksitid).

 

Veiledningen viser til tilpasninger som Superbruker må gjøre i Flow ved overgang sommer/vintertid for at behandling av avspaseringstimer, automatisk fleksitid og fravær skal bli korrekt for de ansatte.

 

Endre normaldag

Normaldag ligger til grunn ved beregning av automatisk trekk/tillegg til saldo for de heltidsansatte med automatisk fleksitid. Normaldag bestemmer hvor mange timer den ansatte blir trukket ved søknad om hel dag avspasering eller ved annet heldags fravær. Dette gjelder ikke når fraværet beregnes fra Plan eller dere benytter Arbeidsavtaler for dette.

 

Velg Admin – Klientinnstillinger. Velg fanen Fravær:

Sett Normal arbeidstid start.

Sett Normal arbeidstid slutt.

Sett Vanlig antall timer pr dag – dette er antall betalte timer pr dag.

La det være huket av for Normale dager (Man-Fre).

Velg Lagre. Du har nå satt Normaldagen.

 

Det er dette antall timer en ansatt trekkes fra saldo når søknad om Avspasering Dag innvilges. Noen eksempler på normaldager med og uten pausetrekk:

 

Normaldag uten pausetrekk, vintertid:

Normal arbeidstid start: 0800

Normal arbeidstid slutt: 1545

Vanlig antall timer pr dag: 7.75

Normaldag uten pausetrekk, sommertid:

Normal arbeidstid start: 0800

Normal arbeidstid slutt: 1500

Vanlig antall timer pr dag: 7.0

Normaldag og pausetrekk:

Normal arbeidstid start: 0800

Normal arbeidstid slutt: 1600

Vanlig antall timer pr dag: 7.5

 

Re-kalkulere fravær

Dersom en ansatt har fått trukket for lite eller for mye fra sin saldo grunnet endre fra sommer-/vintertid kan dette rettes av leder eller superbruker på to måter;

 

Manuell korrigering

Dette kan gjøres av leders som av superbruker. Velg Flow – Timer, velg den transaksjonen som har kommet feil ut på saldoen og manuelt overstyr/korrigere timene i denne.

 

Re-kalkulere

Dette er tilgjengelig for superbruker (evnt. leder) i Flow – Admin. Her velger du fra og til dat og når du ønsker at et fravær skal re-kalkuleres. Velg hvilke(n) ansatt(e) det gjelder og velg hvilke fraværskoder det gjelder – f.eks. Avspasering.  

 

Mer informasjon finner du her. 

 

Definisjoner

Saldo
Timebank, saldo, fleksitidskonto og avspaseringskonto er begreper for det samme – innarbeidede timer som den ansatte kan avspasere på et senere tidspunkt. Videre i veiledningen refereres til saldo for dette.


Normaldag
Normaldag er basert på heltidsansattes dag, og tilsvarer hvor mange timer en heltidsansatt har betalt en vanlig dag. Bedrifter med uten sommer/vintertid har lik normaldag gjennom hele året. For bedrifter som opererer med sommer/vintertid avhenger normaldagen av tid på året.

 

Helligdager
Norske helligdager ligger definert i systemet med fri for heltidsansatte.

 

Spesielle dager
Dette er dager med regulert arbeidstid ulik normaldag. Det kan være at bedriften opererer med fri for alle ansatte julaften og halve dager i romjula; altså ingen betalte timer julaften og f.eks. kun 4 timer betalt i romjulen.


Registrere avspasering
Det er ulike måter å registrere avspasering på, avhengig av deres Capitech løsning. Dette er noen av måtene;

  • Søke Avspasering i Min Capitech (Min Tid). 
  • Heltidsansatte med automatisk fleksitid registrerer kortere arbeidsdag og saldo oppdateres automatisk.
  • Registrere Timetype Saldo minus (fleks minus) i Min Capitech (Min Tid).
  • Søke Avspasering Timer fra Simployer Fraværsmodulen. Ansatte spesifiserer fra og til klokkeslett og beregnet antall timer trekkes fra saldo.
  • Søke Avspasering Dager fra Simployer Fraværsmodulen. Timene som trekkes fra saldoen tilsvarer Normaldag som gjelder på det tidspunktet søknaden ble godkjent.

 

 

Hvorfor er det slik og hva gjør jeg nå?

 

Hvem skal endre normaldagen i systemet?

Det er superbruker som har tilgang til Admin-fanen som må inn og endre normaldagen ved overgang mellom sommer-/vintertid (vinter-/sommertid).

 

Når skal normaldagen endres?

Normaldagen endres enten på dato for overgang eller rundt dato for overgang. Vær obs på at avspasering og automatisk fleksitidberegninger avhenger av at normaldagen er korrekt satt opp, og det anbefales derfor å korrigere normaldagen så nært faktisk overgang mellom sommer-/vintertid som mulig.

 

Hva skjer når leder godkjenner en avspaseringssøknad når datoen for godkjenning er innenfor vintertid, mens datoen for når det skal avspaseres er frem i tid og derfor innenfor sommertid?

Den ansattes saldo trekkes med det antall timer som er normaldag den dagen leder godkjenner søknaden. Her kan leder enten vente til overgang og endret normaldag før søknaden godkjennes, eller heller – godkjenne søknaden og manuelt overstyre antall timer fra saldoen manuelt i Flow -Timer.

 

Det er trukket feil antall timer fra ansattes saldo

Akkurat i overgangen mellom sommer-/vintertid kan det skje at timene fra saldo ikke blir som intensjonen hadde vært -det skyldes da gjerne at normaltiden på det tidspunktet søknad om avspasering ble innvilget er annen normaldag enn når avspaseringen skulle tas ut. For heltidsansatte med automatisk fleksitid vil det også forekomme dersom normaldagen ikke blir oppdatert på korrekt dato. For å rette