Personaldokumenter hjelper kunder å bli GDPR compliant
For English, please scroll down to read the post.
Hva er nytt og endret?
Vi har utviklet muligheten til å begrense innsyn i dokumenter per kategori. Det vil si at man kan definere hvilke roller som skal ha tilgang til å se og lese dokumenter i ulike kategorier. Eksempelvis kan man nå gi ansatte med roller innen lønn mulighet til å se de ansattes arbeidsavtaler, uten å måtte ha tilgang til alle dokumenter.
Det vil nå også være mulig å sette utløpsdato på dokumentene. Den som laster opp dokumentet vil bli varslet i den forbindelse, og kan håndtere videre behandling.
Ledere, administratorer og andre roller som er gitt tilgang til de ansattes dokumenter, vil kunne jobbe mer effektivt fra en ny oversikt for Behandling av dokumenter. Her vi man kunne finne alle dokumenter man har tilgang til å se, på tvers av de ansatte og avdelinger.
I tillegg til dette har vi endret rettighetene til rollen Systemadministrator, og opprett en ny administratorrolle som vil fungere som en Dokumentadministrator uten innsyn til dokumentene. En systemadministrator vil ikke lengre ha innsyn i dokumenter, uten at den tildeler seg selv rettigheter til dette. En dokumentadministrator uten innsyn, vil kunne konfigurere og sette opp dokumentkategorier uten å måtte se innholdet in dokumentene.
Hva er gevinsten?
Simployer har i lang tid kunne tilby våre kunder digital oppbevaring av dokumenter. Denne oppdateringen vil hjelpe våre kunder å ha en dokumentbehandling som er i tråd med retningslinjer innen GDPR. Resultatet er at man vil oppleve å ha en sikrere og mer effektiv dokumenthåndtering med hensyn til styrt tilgang til dokumenter og varsel for utløp på dokumenter.
Link til video fra Produktsjef Kristin som forklarer endringene
Personnel documents help customers become GDPR compliant
Module: Personnel, Personnel documents
Roles: Managers, administrators
What is new and changed?
We have developed the ability to limit access to documents per category. This means that you can define which roles should have access to see and read documents in different categories. For example, employees with payroll roles can now be given the opportunity to view employees' employment agreements, without having to have access to all documents.
It will now also be possible to set an expiration date on the documents. The person who uploads the document will be notified before the set date, and can handle further processing.
Managers, administrators and other roles given access to employees' documents will be able to work more efficiently from a new document processing overview. Here you will find all the documents you have access to see, across the employees and departments.
In addition to this, we have changed the rights for the System Administrator role, and created a new administrator role that will act as a Document Administrator without access to the documents. A system administrator will no longer have access to documents without assigning themselves rights to do so. A document administrator without access will be able to configure and set up document categories without having to see the content of the documents.
What is the advantages of these changes?
Simployer has for a long time been able to offer our customers efficient digital storage of documents. This update will help our customers to have a document processing that is in line with guidelines within the GDPR. You will experience having a safer and more efficient document management with regards to controlled access to documents and notification of expiration of documents.